Automatisation des relances et saisies ERP

Le contexte

Une entreprise du secteur de l'énergie employant 120 collaborateurs faisait face à un problème récurrent : ses équipes administratives passaient plus de 20 heures par semaine sur des tâches de relance clients et de saisie ERP.

Les relances de paiement étaient effectuées manuellement depuis Outlook, sans suivi centralisé. La saisie des données de facturation impliquait une double saisie entre le CRM et l'ERP, source fréquente d'erreurs.

Le diagnostic

Lors de notre audit de 3 jours, nous avons identifié trois goulots d'étranglement principaux :

1. Relances de paiement : 8h/semaine, traitées manuellement par 2 personnes
2. Saisie ERP : 7h/semaine, double saisie entre HubSpot et l'ERP SAP
3. Rapports hebdomadaires : 5h/semaine, compilation manuelle de données

La solution déployée

Nous avons conçu et déployé 3 agents IA travaillant en synergie :

Agent 1 — Relances automatiques

• Connexion à l'ERP pour détecter les factures en retard
• Génération de relances personnalisées (ton adapté au client et au montant)
• Envoi via l'adresse email de l'entreprise
• Escalade automatique selon un calendrier prédéfini (J+7, J+15, J+30)

Agent 2 — Synchronisation CRM-ERP

• Détection en temps réel des modifications dans HubSpot
• Synchronisation bidirectionnelle avec SAP
• Validation des données avant écriture
• Alertes en cas d'incohérence détectée

Agent 3 — Rapports automatisés

• Collecte hebdomadaire des KPIs depuis les deux systèmes
• Génération d'un rapport PDF formaté aux couleurs de l'entreprise
• Envoi automatique chaque lundi à 8h à l'équipe de direction

Les résultats

Après 6 semaines de fonctionnement, les résultats ont dépassé les attentes :

• 18h récupérées par semaine sur les 3 processus combinés
• -62% de relances manuelles : seuls les cas complexes nécessitent une intervention humaine
• -18 jours sur le délai moyen de paiement (de 52 à 34 jours)
• Zéro erreur de saisie sur la synchronisation CRM-ERP
• ROI atteint en 2,5 mois

Ce que le client en dit

"On ne pensait pas que c'était possible d'aller aussi vite. En 4 semaines, les agents étaient en production et nos équipes ont retrouvé du temps pour des tâches à vraie valeur ajoutée."

Stack technique

• CRM : HubSpot
• ERP : SAP Business One
• Email : Microsoft 365
• Hébergement : France (OVH Cloud)
• Conformité : RGPD, données stockées en France